Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)


Kurumların faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin, bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.

EBYS İle Amaçlanan Nedir?
EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

  • Yazışmaların standartlaşması,
  • Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  • Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi üniversitemizde kurulmuş ve kullanıma hazır haldedir. Tübitak Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne elektronik sertifika için başvurulmuş ve yazışma yapacak akademik ve idari personel için sertifikalar talep edilmiştir. Sertifikaların tamamlanması ile birlikte sistem kullanıma ilişkin eğitimler verilecek ve ıslak imza ile gerçekleştirilen yazışmalar elektronik belge yönetim sistemi üzerinden yürütülecektir.

Sistem web üzerinden yayınlanacak ve sürekli aktif olacaktır. Bu sayede kişi ister evinden isterse de işyerinden günlük evrak takip ve havalesini gerçekleştirebilecektir.

Kurum dışı yazışmalarda yazışma yapılan kurumun da elektronik belge yönetim sistemi kullanması gerekmektedir. Eğer yazışma yapılan kurum Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanmıyorsa belge elektronik olarak imzalanacak ve çıktısı alınacaktır. Alınan çıktı üzerinde "Elektronik imza ile imzalanmıştır" ibaresi eklenecek ve kuruma o şekilde gönderilecektir.

Nitelikli Elektronik Sertifika Nedir?
Yaygın olarak elektronik imza, dijital imza olarak da adlandırılan nitelikli elektronik sertifika ıslak imzanız yerine geçen proğramsal bir algoritmanın dijital belge üzerine kaydedilmesidir. Belgeyi dijital olarak imzaladıktan sonra belge üzerinde yapılan herhangi bir değişiklikten sonra imza geçerliliğini yitirmektedir. Bu sayede belgeyi imzalayan kişiden sonra değişiklik yapılmamış olduğu anlaşılmaktadır.

  • Yazışmaların standartlaşması,
  • Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  • Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

EBYS İle Ne Yapılabilir?

  • Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir.
  • Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir.
  • Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir.
  • Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
  • Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
  • Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar.
  • Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir.
  • Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
  • İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
  • Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar.